Tareas realizadas en la Dirección de programas especiales

Durante mi proceso de pasantías en esta Dirección participé en:

1. La socialización de los procesos administrativos-académicos.
   
2. Digitalización de archivos del programa Municipalizado de Actividad Física y Salud de los trabajos especiales de grado de la Misión Sucre-UDS.
   
3. Revisión de documentos de la página web Plan de la patria, ONAPRE, Políticas públicas, Ministerios del Poder Popular para el Deporte, Educación Universitaria, Ciencia y tecnología, entre otros.
   
           El proceso de digitalización de archivos, lo llevé a cabo utilizando la herramienta de Excel, en donde actualicé todos los trabajos especiales de grado realizados por los graduandos del programa municipalizado de Actividad Física y Salud en la Misión Sucre.
   

Dirección de programas especiales

Funciones de la Dirección de Programas Especiales:

Elaborar oportunamente documentos directivos y/o programáticos relacionados con el área académica que dirige, tales como:

•          Planificación y diseño de cronogramas de actividades académicas vinculadas al programa de Actividad Física y Salud que se desarrollan en los estados vinculados a la Misión Sucre, relacionado con estudiantes, profesores asesores y funcionarios estadales y de las aldeas universitarias.
•          Solicita, ordena y estudia la información estadística proveniente del flujo de información de los estados donde se desarrolla el programa de Actividad Física y Salud.
•         Vela por el cumplimiento de la Misión concebida a partir de la visión del área que dirige.
•          Convoca las reuniones para las inducciones a los metodólogos de la Coordinación y los coordinadores Regionales de la Misión Sucre en el Programa de Actividad Física y Salud que tienen a su cargo la atención de rutas de estados.
•          Sirve de enlace entre la Vicerrectora Académica y los Coordinadores Regionales.
•          Mantiene estrecha comunicación con los Coordinadores Regionales y demás áreas de la UDS que se relacionan con la Coordinación de Planes Especiales.
•          Realiza Estudios prospectivos inherentes a las necesidades de la logística del crecimiento y pertinencia de la carrera de Licenciatura Actividad Física y Salud en los territorios.
•          Elabora un plan de trabajo integrador de los componentes académicos, laboral e investigativo para el periodo docente lectivo inherentes a la actividad.
•          Promueve la elaboración y envíos de informes periódicos a rendir por los Coordinadores Regionales sobre los resultados de su gestión y de los coordinadores de programas de las Aldeas Universitarias.
•          Informar de forma oportuna y precisa al Vicerrector Académico de su gestión de trabajo en los periodos en que se solicite, o cuando resulte necesario.

ORGANIGRAMA

Dirección de proyección social y comunitaria

Actividades realizadas:

• Gestiones para el evento del día 21/10/2014 en atención a los privados de libertad del municipio Tinaco.

(Solicitamos al equipo de Dirección de publicaciones que nos apoyen realizando una micro charla referente a su programa ambientalista: Iniciativa Ecológica).

• Aprendí como se llevan los Traslados de partidas mediante Excel.
• Aprendí como se archivan los memorandum y oficios (mediante correlativos)
• Aprendí como se manejan las solicitudes de viáticos, pasajes y asignaciones adicionales dirigidas a administración.

• Las requisiciones se llevan por correlativos y van acompañadas siempre de una exposición de motivos. 

Dirección de proyección social y comunitaria

Esta dirección es la encargada de proyectar la Universidad Deportiva del Sur a nivel social, realizando actividades dentro y fuera de la universidad, llegando a las comunidades y a todos los grupos sociales posibles. Es una oficina muy funcional, siempre hay actividades pendientes por realizar y las gestiones pertinentes para el logro de las mismas.

El cronograma actual de Actividades de Proyección social
(Octubre-Noviembre-Diciembre)

*Jornada de Atención sociocomunitaria (20 al 30/10/2014)

*Atención a los privados de libertad del municipio Tinaco (21/10/14)

*Atención a niños especiales 

*Festival de la voz internacional (21/11/2014)

*Atención al adulto mayor -San Ramón (28/11/2014) -Geriátrico (5/12/2014)

*Jornada de donación de sangre (Cardiológico infantil Caracas) (5/12/2014) 


Además brindan apoyo en actividades como:

-Primera competencia de resistencia y fuerza
-Crossfit

Y trabajan en conjunto con organizaciones como:
-La ONA
-Prevención del delito
-Mercal

En la búsqueda de beneficiar a las comunidades donde alcanzan llegar, dejando en alto el nombre de la universidad.

Jefatura de Beneficios socioeconómicos

El día 02 de Octubre, tuve la oportunidad de apoyar en el proceso de actualización de la data referente a los documentos de los estudiantes donde se chequea que el estudiantes tenga todos los documentos necesarios y se actualiza a aquellos deudores que los entregaron en el transcurso de la semana de renovación. Este proceso lo realicé en Excel.

El da 06 de octubre realicé auditoria de los nuevos documentos recibidos de los estudiantes de Actividad Física y salud. Para sincerar que ningún estudiante deba documentos a la oficina. Y evitar que queden fuera de la data para la solicitud del beneficio de becas estudiantiles.

El día 07 de octubre continué con la auditoria de los nuevos documentos recibidos en esta ocasión de los estudiantes de Entrenamiento Deportivo y Gestión Tecnológica del deporte, para continuar sincerando la falta de documentos y evitar que los estudiantes pierdan la oportunidad de que les sea otorgada la beca estudiantil.

El día 08 clasifiqué todos los documentos recibidos de manera ordenada por cada programa de formación, y así concluí con mis 10 horas de pasantías en esta dirección.

Dirección de bienestar y calidad de vida estudiantil

Jefatura de Beneficios socio económicos

    Esta jefatura está ubicada en el módulo amarillo A-02 de las residencias universitarias. El personal que labora en esta oficina se encarga de la recepción, estudio de casos, y otorgamiento de los beneficios socio económicos a los estudiantes de la Universidad Deportiva del Sur; específicamente becas, que se refiere a la asignación monetaria mensual que otorga la universidad a los estudiantes de pregrado, durante un lapso académico y sus vacaciones, como un medio para ayudar a solventar sus necesidades socio económicas, a objeto de contribuir con la prosecución de sus estudios.

         Las encargadas de esta jefatura son: TSU. Zuleima Fernández y TSU. Luz Pineda.

        Durante mi estancia en esta oficina en el horario acordado (de 2:30 p.m a 4:30 p.m) participé en el proceso de recepción de documentos para solicitud de beca para estudiantes de nuevo ingreso o avanzados nuevos solicitantes, en el cual debía recibir los siguientes documentos: 

• Planilla de la solicitud en línea
• Fotocopia de la cédula de identidad
• Fotografía tipo carne reciente
• Fotocopia del comprobante de inscripción
• Fotocopia del comprobante de calificaciones actuales o de bachillerato (caso de nuevo ingreso)
• Exposición de motivos
• Constancia de trabajo del jefe de familia o constancia de desempleo emitida por el consejo comunal de procedencia.

Nota: En este proceso si al estudiante le falta algún documento no se le pueden recibir los demás, puesto que se deben agilizar los procesos y el recibo de documentos incompletos puede atrasar el trabajo y afectar la eficiencia y eficacia del mismo.

Proceso de Solicitud de Becas UDS.